Privacy: gestione delle caselle di posta elettronica aziendale

Privacy: gestione delle caselle di posta elettronica aziendale

Il Garante per la protezione dei dati personali ha irrogato sanzioni ad un'azienda per violazioni della normativa sulla privacy relative alla gestione delle caselle di posta elettronica aziendale, alla conservazione dei dati e alle attività di controllo dei dipendenti (GPDP - nota 29 luglio 2026 n. 550)

Dall’istruttoria, avviata a seguito dei reclami di due ex dipendenti, è emerso che la società aveva effettuato accessi alle loro email aziendali, nel corso del rapporto di lavoro, acquisendo in totale 112 email, al fine di verificare la fondatezza di presunti comportamenti illeciti.

In alcuni casi le email acquisite risalivano addirittura a circa due anni prima che la società maturasse tale sospetto.

Un monitoraggio reso possibile dalla sistematica raccolta e conservazione dei dati relativi alla posta elettronica, effettuate dall'azienda mediante backup per tutta la durata del rapporto di lavoro e fino a 5 anni dopo la cessazione, nonché dei relativi log, per un periodo di 6 mesi, in violazione dei principi del Garante e in assenza delle garanzie previste dallo Statuto dei lavoratori.

I trattamenti messi in atto dalla società, infatti, si sono rivelati idonei a ricostruire l’attività dei dipendenti e ad effettuare un controllo a distanza.

L’Autorità ha, inoltre, rilevato criticità nella conservazione dei dati, giudicando eccessivi i tempi di mantenimento delle email aziendali e dei log di accesso, nonché carenze nelle informazioni fornite ai dipendenti sulle finalità e sulle basi giuridiche del trattamento.

Alla società in argomento è stata anche contestata la mancata risposta alle richieste di esercizio dei diritti degli ex dipendenti relative alla conferma della disattivazione degli account.

Nel dichiarare illecito il trattamento dei dati personali relativi alla posta elettronica aziendale, il Garante ha vietato alla medesima l’accesso ai dati raccolti e conservati sui propri sistemi e ha irrogato una sanzione amministrativa.

di Francesca Esposito

Fonte normativa

• GPDP - nota 29 luglio 2026 n. 550